11 June 2018
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Tombolini Motor Company

Il Gruppo Tombolini, che opera nel mercato automobilistico da 40 anni, ha scelto per l’archiviazione documentale la soluzione ARXivar, integrata con il DMS WinDrakkar.

Il Cliente
La Tombolini nasce nel 1977 ed è una realtà molto radicata nel territorio marchigiano, con 4 punti vendita su 4 provincie, gestisce i marchi Renault, Dacia, Fiat ed Abarth. L’azienda è di tipo famigliare ed è attualmente guidata dalla seconda generazione imprenditoriale.

La Sfida
Nel 2016 è nata una forte esigenza aziendale di ottimizzare e ridurre gli spazi fisici adibiti all’archiviazione dei documenti. Gestire metri quadri su metri quadri di stanze, anche in diverse sedi, era diventata una attività costosa e con problematiche di privacy importanti. Tutti gli obblighi di tipo fiscale a cui una concessionaria è sottoposta sia nel post-vendita che nella vendita (parliamo di scritture contabili, registri iva, fatture, note credito, DDT…etc) portano ad una gestione dei documenti particolarmente impattante nelle attività quotidiane dell’azienda. Questi alcuni dei principali motivi che ci hanno spinto a cercare un sistema di gestione documentale - commenta a questo proposito il brand manager Fiat Guglielmo Filippone.

La Soluzione
Inizialmente avevamo puntato su una soluzione sviluppata internamente per la gestione di una parte dell’attività. Ad un certo punto però la gestione dell’enorme mole di dati, suddivisi nelle nostre numerose filiali era diventata davvero complessa. Ci siamo resi conto che una soluzione fatta in casa non poteva rispondere a tematiche di tipo finanziario, fiscale e di privacy.

Ci siamo quindi affacciati al mondo dei sistemi di archiviazione documentale, escludendo tutte quelle soluzioni pensate per le piccole realtà, proprio in vista di quello che pensiamo possa diventare la Tombolini nei prossimi anni, un’azienda in espansione, con complessità sempre maggiori.
Una risposta completa è arrivata da Abletech che, con la propria soluzione ARXivar integrata al connettore embedded di CDK Global Italia, ha immediatamente ridotto la necessità di dover archiviare i documenti in maniera tradizionale. Abbiamo consolidato l’archivio cartaceo di 10 anni, che non crescerà più nella misura in cui cresceva negli anni precedenti.

I Risultati
L’effetto principale che abbiamo notato fin da subito in modo tangibile, è stata proprio la facilità con cui è possibile ricercare un documento, attraverso il connettore del DMS WinDrakkar. In più alcuni benefici indiretti, ma davvero utili, quali ad esempio:

Il sistema di archiviazione sostitutiva ci ha consentito di evidenziare alcune problematiche che non erano note fino a quel momento. Il fatto che il processo obblighi a seguire alcune operatività ben precise, obbliga sia l’amministrazione che il commerciale a lavorare in un certo modo e di mettere in atto azioni correttive. Ora il processo è applicato a tutti i livelli e quindi se ci sono anomalie queste vengono immediatamente segnalate e risolte.

Grazie all’archiviazione sostitutiva e alla scelta di digitalizzare i nostri processi aziendali, riusciamo ad ottemperare meglio a quelle che sono le normative vigenti in materia di privacy. La gestione degli archivi cartacei, su più sedi, implica problemi anche di sicurezza e su quest’aspetto la normativa è molto chiara. Gestirlo dal punto di vista informatico, quindi con delle password e dei livelli di accesso semplifica il tutto e ci mette al riparo anche da eventuali problematiche legate al trattamento dei dati sensibili. Questa non è una cosa da poco viste le sanzioni che ci sono.

Abbiamo notato un notevole miglioramento con la rete autorizzata e con i commercianti grazie ad un processo più semplice e snello mediante il quale ricevono le fatture cumulative via e-mail. Quindi vantaggi tangibili sulla parte di gestione delle fatturazioni differite per tutte le nostre officine autorizzate, ne abbiamo più di 40 il che si traduce in un bel po’ di lavoro in meno da gestire e poi soprattutto, sembrerà una cosa banale ma molto importante, la parte di gestione di tutta la documentazione dei veicoli usati.

Grande velocità di ricerca, in particolare di documenti storici sui veicoli usati: abbiamo visto un notevole effetto soprattutto in quell’ambito.

Un incremento dell’efficienza in generale: tale effetto indiretto deriva dall’introduzione di un processo di lavoro più strutturato che ci ha permesso di migliorare i nostri flussi operativi. Nonostante ritenessimo di avere già un grado di efficienza alto, abbiamo realizzato la presenza di margini di miglioramento che poi sono stati analizzati ed implementati proprio grazie al processo di digitalizzazione. Insieme al DMS WinDrakkar, l’archiviazione documentale rappresenta per noi il secondo pilastro informatico dell’azienda.