17 December 2020
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Intervista ad Ernesto Cascioli Integrazione CDK | Aliaslab

Il Gruppo Cascioli con oltre 55 anni di innovazione alle spalle nel settore Automotive, ha scelto la soluzione Aliaslab per la Firma Digitale, l’Archiviazione Cloud e la dematerializzazione dei documenti integrata con il DMS Autoline.


Il cliente


Il Gruppo Cascioli nasce nel 1964, grazie all’iniziativa di Ernesto Cascioli, con il marchio Renault per la provincia di Teramo. Successivamente vengono acquisiti i brand Mercedes-Benz, Smart e Mercedes-Benz Vans per la stessa provincia e subito dopo per le province di Ascoli-Piceno, Fermo e L’Aquila. Nel 2009 si aggiungono anche i brand BMW, MINI e BMW Motorrad per le province di Ascoli Piceno, Fermo, Macerata e Teramo ed infine anche il brand Toyota e Toyota Veicoli Commerciali, per le province di Teramo, Ascoli Piceno, Fermo, Macerata e L’Aquila.

Oggi il gruppo opera in due regioni, ha 8 sedi e oltre 230 dipendenti.


La sfida


Nel 2018 è nata una forte esigenza aziendale, quella di prendere in mano la gestione del marketing insieme alla nuova responsabile marketing, di ricostruirlo e di pensare ad una vera e propria digitalizzazione aziendale che è partita dal CRM. La lead generation non era realizzata in modo strutturato, non veniva analizzata e monitorata. Quindi il primo passo in una ottica di digitalizzazione dell’azienda, è stato mosso all’interno dei processi CRM. Ci siamo dotati di una serie di strumenti, al fine di monitorare tutte le attività marketing sia in termini di investimento, sia in termini di lead generation. Da qui è nata la consapevolezza di volere integrare un unico CRM per tutti i brand, avere un contenitore dove arrivano tutti i lead, in modo tale da poter fare tutta una serie di analisi. Dopo circa un anno e mezzo, il marketing andava a gonfie vele ma l’area vendite era rimasta indietro. Serviva uno strumento di monitoraggio delle vendite e dei preventivi real time; a quel punto abbiamo scelto la soluzione di business intelligence CDK Analytics. Oggi, viene utilizzata oltre che dal nostro Finance, anche dai responsabili vendite. Viene utilizzata anche per la parte commerciale; monitoriamo infatti tutti i preventivi, i contratti e abbiamo la Conversion Rate di ogni singolo venditore in tempo reale. Lo strumento è davvero valido, semplicissimo da utilizzare ed estremamente personalizzabile.

Mancava ancora un ultimo tassello, c’era ancora un passo da compiere: “abbiamo digitalizzato tutto, però poi i contratti e i preventivi li gestiamo ancora in modo cartaceo. Avevamo bisogno di ottimizzare e ridurre gli spazi fisici adibiti all’archiviazione dei documenti. Gestire metri quadri su metri quadri di stanze, anche in diverse sedi era diventata una attività costosa e con problematiche di privacy importanti. Se pensiamo a tutti gli obblighi di tipo fiscale a cui una concessionaria è sottoposta sia nel post-vendita che nella vendita (parliamo di scritture contabili, registri iva, fatture, note credito, DDT…etc) la gestione dei documenti stava influendo pesantemente nelle attività quotidiane dell’azienda. Questi alcuni dei principali motivi che ci hanno spinto ad approcciare il tema della Firma Digitale commenta a questo proposito Ernesto Cascioli responsabile della Digital Trasformation.  
 

La soluzione


Ci siamo quindi affacciati a questo mondo e la risposta è arrivata da Aliaslab che, con la propria soluzione iDSign, integrata al connettore embedded di CDK Global Italia, ha immediatamente risposto alla nostra necessità di dematerializzazione dei documenti cartacei. Si è dimostrata subito una soluzione estremamente valida. Al di là dei benefici di saving sulla carta e sull’archiviazione dei documenti, soprattutto dal punto di vista della digitalizzazione, la Firma da Remoto, ci ha dato la possibilità di inviare i contratti a tutti i nostri clienti che per via della distanza non riuscivano a venire in azienda. Durante il lock down, contro ogni aspettativa, siamo riusciti a vendere alcune auto senza vedere mai i clienti. Io stesso ho inviato contratti con firma remota e tutt’ora i nostri venditori utilizzano il contratto remoto.


Risultato


L’effetto principale che abbiamo notato fin da subito in modo tangibile è sul cliente che, dopo tutto quello che abbiamo vissuto con il covid, è molto più propenso all’utilizzo di questi strumenti; in qualche modo ci siamo digitalizzati un po’ tutti. Quindi quando proponiamo una soluzione di firma diversa rispetto all’ordinario, il cliente lo apprezza, perché comprende che sta ricevendo un servizio da una azienda che sta innovando e ponendo l’accento sul tema del risparmio di carta.

Ho visto con i miei occhi, ci riferisce Ernesto Cascioli, quando li facciamo firmare con la Firma grafometrica via tavoletta Wacom, sono contenti. Lo strumento piace ed inoltre vivono una esperienza diversa.

Mantenere l’esperienza “umana”, pur digitalizzando tutto quello che c’è a contorno, è stata una sfida non facile:

Per quanto riguarda il team Cascioli, tutta questa digitalizzazione è piaciuta. Sono orgogliosi di lavorare per una azienda che sta investendo, che sta innovando, che sta mettendo molto effort su questo tema. Un team giovane, più digitale affiancato dai senior per dare l’imprinting e trasferire l’esperienza ricevendo a loro volta una spinta digitale. Questo ha permesso di creare un match vincente. Abbiamo affrontato questo tema, condividendo tutto, chiedendo continuamente feedback e questo approccio ci ha permesso di superare le problematiche iniziali ottenendo un risultato eccellente.
 

Customer Experience


Dal punto di vista del cliente è vero che stiamo digitalizzando e quindi siamo in grado di non avere rapporti con le persone però è anche vero che ci piace non essere solo venditori ma consulenti. Quindi va bene l’ausilio digitale, ma sempre preceduto da una telefonata, da una trattativa telefonica. Ci piace consigliare, ci piace capire quali sono le sue esigenze. Da parte dei clienti c’è una apertura diversa a questo tipo di approccio. E’ il cliente stesso che ci chiede di poter effettuare una video chiamata e di vedere l’auto.
 

Team Dedicato


Una cosa molto importante che vorrei dire è che da quando siamo partiti l’anno scorso, abbiamo creato un team interno che si occupa di digitalizzazione. Il team è formato da me, l’IT Manager e il legale. Perché un altro aspetto molto importante è quello legale connesso alla disciplina della digitalizzazione, che implica: cyber security, GDPR, archiviazione cloud, policy dedicata, acquisizione documenti ad-hoc, etc...
 

Vantaggi


Eliminazione degli spostamenti: avendo più sedi, una problematica che avevamo, era quella che ogni giorno quando venivano prodotti dei contratti, venivano trasportati in cartelline tra una sede e l’altra. Adesso mi stanno ringraziando tutti perché quando viene prodotto un contratto digitale, sia grafometrico che remoto, atterrà sul drive, che sarà poi il documentale, quindi il back office si prende tutto da lì real-time. Non c’è più lo spostamento dei documenti tra le sedi.

Credenziali: altro tema che stiamo portando avanti, è quello di fornire appena possibile, le credenziali di google drive/documentale, anche all’agenzia di pratiche auto in modo tale che possa automaticamente accedere ai documenti già archiviati.

Passaggi di Proprietà: altro tema è quello dei passaggi di proprietà dell’auto e della certificazione attraverso SPID. Fatto questo, tecnicamente non ci sarà più bisogno di recarsi all’agenzia pratiche auto a fare i passaggi di proprietà, le auto-certificazioni avverranno completamente in modo digitale.

A quel punto non ci sarebbe più tutto quell’interscambio di documenti, di fogli. Sarebbe tutto dentro l’archivio digitale che è controllato e di rapido accesso.


Quindi per concludere il vantaggio più grande, è a livello interno:
  1. Riduciamo i tempi di spostamenti, il cliente non deve più andare alle pratiche auto perché lo può fare con lo SPID. L’agenzia pratiche auto può gestire tutti i documenti direttamente dal nostro documentale. Insomma, una procedura che snellisce tutto il processo.
     
  2. Liberiamo risorse, a beneficio di altre attività, grazie a questo risparmio di tempo.

    Benefici tangibili e dimostrabili:

    Back office: mancavano sempre le firme, il back office doveva sempre rincorrere il venditore. Adesso se non fai tutte le firme la procedura non va avanti. Cost-saving: andando a togliere progressivamente le stampanti oltre al risparmio sui consumabili.
     

    In un anno e mezzo/due recuperiamo l’investimento fatto con CDK e Aliaslab. Questo è un saving tangibile, poi c’è un saving non tangibile, di tempo e di processi.


Quali sono i 3 principali vantaggi che la soluzione ha portato all’interno della sua organizzazione?
 

  1. Dematerializzazione dei documenti cartacei con conseguente riduzione degli spazi fisici necessari all’archiviazione dei documenti
  2. Grande velocità di ricerca, in particolare di documenti storici sui veicoli usati, abbiamo visto un grosso effetto soprattutto in quell’ambito
  3. Un incremento dell’efficienza in generale, tale effetto indiretto deriva dall’introduzione di un processo di lavoro più strutturato che ci ha permesso di migliorare i nostri flussi operativi. Ci siamo accorti anche noi, che ci ritenevamo già efficienti, che in realtà c’erano margini di miglioramento che poi sono stati analizzati ed implementati proprio grazie al processo di digitalizzazione


Raccomanderebbe la soluzione AliasLab ad un altro dealer?


Assolutamente SI. “Noi stiamo andando – conclude Cascioli nella direzione di estendere la firma digitale a tutti i brand del gruppo. Insieme al DMS Autoline, la tematica del paperless, della dematerializzazione, dell’integrazione dei sistemi e del CRM rappresentano temi fondamentali per la nostra azienda.