Fortrolighedspolice

MEDDELELSE OM BESKYTTELSE AF PERSONLIGE OPLYSNINGER

Brug af CDK Global-hjemmesiden og tilknyttede hjemmesider

CDK Global (Denmark) ApS og dets datterselskaber og associerede selskaber (herefter CDK eller vi) er forpligtet til at beskytte privatlivets fred og beskytte dine personlige oplysninger, der indsamles eller genereres i forbindelse med din relation til CDK (“personlige oplysninger”).

Hos CDK er vi dataansvarlige, hvilket betyder, at vi har kompetence til at afgøre, hvordan vi eventuelt indsamler og bruger personlige oplysninger, som du giver os enten direkte eller gennem brug af vores hjemmeside og HTML-baserede e-mails. Denne meddelelse forklarer vores praksis med hensyn til dine personlige oplysninger, og hvordan vi overholder den generelle forordning om databeskyttelse (EU) 2016/679 (GDPR).

CDK består af forskellige juridiske enheder, der driver forretning i forskellige lande. I sidste ende styres alle disse enheder af samme enhed – CDK Global, LLC.  Når du leverer oplysninger gennem vores hjemmeside, leverer du dem samtidig til hele CDK. Andre lande uden for EØS-landene kan lagre og få adgang til dine oplysninger. Lovgivningen til beskyttelse af personlige oplysninger i disse lande varierer, og beskyttelsesniveauet svarer muligvis ikke til niveauet i dit eget land. Gennem implementering af modelbestemmelser mellem CDK's juridiske enheder og kontraktmæssige krav med tredjeparter har CDK sørget for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

Personlige oplysninger betyder alle oplysninger om en person, på baggrund af hvilke den pågældende person kan identificeres. Det omfatter ikke data, hvor identiteten er blevet fjernet (anonyme data). Der er "særlige kategorier" af mere følsomme personoplysninger, der kræver et højere beskyttelsesniveau, f.eks. oplysninger om helbredsforhold eller seksuel orientering. Udtrykket proces, der anvendes i forbindelse med denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger, betyder enhver operation, som de personlige oplysninger gøres til genstand for, uanset om det sker automatisk, f.eks. ved indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, tilpasning eller ændring, genfinding, opslag, brug, videregivelse eller formidling, overførsel, deling og sletning eller tilintetgørelse, eller ej.

  1. Behandlede personlige oplysninger

Vi behandler dine personlige oplysninger via automatiserede og papirbaserede databehandlingssystemer, og vi har etableret rutinemæssige behandlingsfunktioner (f.eks. behandling i forbindelse med fremskaffelse af produktoplysninger og levering af tjenesteydelser).

Vi indsamler, lagrer og anvender følgende kategorier af personlige oplysninger om dig:

Kategori

Personlige oplysninger

Personlige

Fornavn
Mellemnavn
Efternavn
Titel
Brugerkonto eller godkendelsesdata
E-mailadresse
Telefonnumre

Arbejdskontaktoplysninger

Virksomhedsnavn
Virksomhedsadresse
Virksomhedens telefonnummer
Arbejdsmobilnummer
E-mailadresse
Telefonnumre

Detaljer om funktion

Oversigt over stilling
Detaljer om stilling
Stilling, titel og indberetning af oplysninger
Oplysninger om fuldtidsækvivalens



  1. Anvendelse til behandling af personlige oplysninger

Vi bruger kun dine personlige oplysninger, når loven giver os mulighed. Oftest bruger vi dine personlige oplysninger i følgende tilfælde:

  • Til fremskaffelse af oplysninger (som f.eks. bestilte brochurer), levering af support og til behandling af generelle forespørgsler, du kan foretage via vores hjemmeside;
  • Hvor det er nødvendigt for at overholde en retslig forpligtelse.
  • Hvor det er nødvendigt i forbindelse med vores (eller tredjeparts) legitime interesser, og dine interesser og grundlæggende rettigheder ikke tilsidesætter disse interesser.


Vi behandler dine personlige oplysninger til følgende formål:

Anvendelse til behandling af personlige oplysninger

Markedsføring, fremskaffelse af produktoplysninger og levering af tjenesteydelser

Bulletiner og produktoplysninger vedrørende levering af tjenesteydelser og relaterede oplysninger til kundekontaktpersoner

Juridiske og lovmæssige krav, sagsanlæg, undersøgelser og risikostyring (herunder systemer til lagring af juridiske arbejdsprodukter, dokumenter og information).

Andre juridiske og hævdvundne erhvervsrelaterede oplysninger, såsom at tage backup af filer i forbindelse med forretningskontinuitet efter behov af hensyn til vedligeholdelse af computersystemer og forvaltning af andre daglige menneskelige ressourcer.

Personlige oplysninger indsamlet via virksomhedens interne hjemmesider, herunder, men ikke begrænset til, i forbindelse med abonnementer på nyhedsbreve, download af materialer og tilmelding til produkter og tjenesteydelser, herunder personlige online- og offlineoplysninger om kommende, nuværende og tidligere kundekontaktpersoner;

Data, der bearbejdes af CDK’s platform for håndtering af trusler og virksomhedens relaterede teknologier og procedurer, der sikrer avanceret forebyggelse, afsløring, respons og efterretningskapacitet for at beskytte CDK og de medarbejderdata, som virksomheden behandler;

Systemer, der muliggør samarbejde, herunder deling af dokumenter.

Systemer til lagring og distribution af interne e-mails og arkivering af historiske data.

Virksomhedsrelaterede formål, herunder opbevaring af optegnelser i forbindelse med fusioner, opkøb, omorganiseringer, salg, distribution, aftaler, økonomistyring og rapportering.

Statistisk analyse af hjemmesidetrafik, herunder brug af cookies.


Vi kan blive pålagt at videregive dine personlige oplysninger i forbindelse med lovlige anmodninger fra offentlige myndigheder med det formål at overholde krav i forbindelse med national sikkerhed eller retshåndhævende krav.

Vi vil kun bruge dine personlige oplysninger til de formål, de blev indsamlet til, medmindre vi med rimelighed mener, at vi er nødt til at anvende dem af en anden grund, og at denne grund er forenelig med det oprindelige formål. Hvis vi skal bruge dine personlige oplysninger til et formål uden tilknytning hertil, vil vi give dig besked og gøre rede for det juridiske grundlag, der giver os mulighed for at gøre det.

Bemærk, at vi kan behandle dine personlige oplysninger uden din viden eller tilladelse i overensstemmelse med ovenstående regler, når dette er påkrævet eller tilladt ved lov.

  1. Cookies

Hvad er cookies, og hvordan bruges de?

Cookies er små tekststrenge, som websteder kan sende til din browser. Cookies kan ikke hente andre data fra din harddisk eller hente din e-mailadresse. Hvis du browser en informativ CDK-hjemmeside, bruges der muligvis en cookie til at identificere din browser som en, der har besøgt hjemmesiden før. CDK-hjemmesiden bruger cookies til at indsamle oplysninger om, hvordan vores hjemmeside bruges, og til at lagre og huske eventuelle indstillinger, der måtte være blevet foretaget.

Vi kan også gøre brug af hukommelsesbaserede cookies til støtte for godkendelse af en bruger af visse CDK-webapplikationer. Hvis du er registreret bruger af et websted, der leverer tjenester til CDK-kunder (og har et bruger-id og en adgangskode), kan vi benytte cookies, så vi kan levere personligt tilpasset information baseret på de præferencer du har angivet, når du bruger webstedet.

Selv om du kan ændre din browser til enten at acceptere alle cookies, underrette dig, når der sendes en cookie, eller afvise alle cookies, så vil det måske ikke være muligt at udnytte CDK-tjenester, som kræver registrering, hvis du afviser cookies.

Du kan få mere at vide om cookies, herunder hvordan du ser, hvilke cookies der er blevet indstillet, og hvordan du kan administrere og slette dem, ved at besøge www.aboutcookies.org eller www.allaboutcookies.org. I det følgende beskrives de forskellige typer af cookies, som anvendes af CDK-hjemmesider, samt deres formål.

Leverandør

Formål

Google Analytics
Navn på cookie:  _utma _utmb _utmc _utmz

Bruges til at indsamle oplysninger i anonym form om, hvordan besøgende bruger vores hjemmeside, herunder antallet af besøgende, hvorfra de besøgende er kommet til hjemmesiden, og hvilke sider de har besøgt.

Markedsføringscookie
Navn på cookie: PARDOT

Første gang du besøger en hjemmeside, der bruger Pardot-systemet, gemmes en tredjepartscookie fra pardot.com i din browser, som sporer de sider, du besøger i løbet af din session. Selvom denne cookie anvendes på tværs af mange hjemmesider, vil oplysninger indsamlet på vores websted kun være synlige for ADP, og de vil ikke blive videregivet til tredjepart, herunder Pardot eller andre brugere af Pardot-systemet.

Denne cookie indeholder ikke personlige oplysninger, men hvis du vælger at udfylde en formular på vores websted, vil vi knytte dine personlige oplysninger til oplysninger om browsing i forbindelse med Pardot-cookien i din browser.

Vi bruger de indsamlede oplysninger til at tilpasse vores tjeneste til dig, for eksempel ved at vælge, hvordan vi kommunikerer med dig (med forbehold for dit samtykke) og til at skræddersy indholdet af eventuel kommunikation med dig, så det medtager oplysninger, som afspejler den interesse, du har vist i indholdet af vores websider, eller ved at vælge tilbud eller kampagner, som vi tror kan interessere dig, og for at forbedre den måde, hvorpå vi reagerer på dine behov.


Flere oplysninger om cookies 

Klik her for at få en oversigt over håndtering af personlige oplysninger hos Google

Du kan fravælge at blive sporet af Google Analytics på tværs af alle hjemmesider ved at besøge http://tools.google.com/dlpage/gaoptout .

  1. Andre websteder

CDK-websteder kan indeholde links til andre websteder, herunder også websteder tilhørende forretningspartnere. Vi stræber efter kun at linke til websteder, der har samme høje standard og respekt for personlige oplysninger, som vi selv har, men vi er ikke ansvarlige for beskyttelse af personlige oplysninger, som anvendes af andre websteder.

  1. Videregivelse til tredjepart

Vi kan videregive dine personlige oplysninger:

  • Til vores samarbejdspartnere til de formål, som er angivet ovenfor.
  • Til andre databehandlere, der kun bruger data til CDK’s formål og i henhold til CDK’s instruktioner.
  • Hvor det er nødvendigt og tilladt ifølge lovgivningen, f.eks. med dit samtykke, i tilfælde af en nødsituation eller for at overholde interne (f.eks. oplysninger til aktionærer) og lovpligtige (f.eks. HMRC) rapporteringskrav.
  • Til en overtagende virksomhed, hvis CDK er involveret i salg eller overdragelse af alle eller en del af virksomheden (anonymiserede oplysninger forud for salget).

Vi kan videregive dine personlige oplysninger til tredjeparter, der er nævnt ovenfor, til følgende formål:

Anvendelse til offentliggørelse af personlige oplysninger til tredjeparter

Kundestyring.

Kommunikation, herunder e-mailadresser og mobile enheder.

Juridiske og lovmæssige krav, sagsanlæg, undersøgelser og risikostyring (herunder systemer til lagring af juridiske arbejdsprodukter, dokumenter og information).

Andre juridiske og hævdvundne erhvervsrelaterede oplysninger, såsom at tage backup af filer i forbindelse med forretningskontinuitet efter behov af hensyn til vedligeholdelse af computersystemer.

Personlige oplysninger indsamlet via virksomhedens interne hjemmesider, herunder i forbindelse med abonnementer på nyhedsbreve, downloads af materialer og tilmelding til produkter og tjenesteydelser, herunder personlige online- og offlineoplysninger om kommende, nuværende og tidligere kunder.

Data, der bearbejdes af CDK’s platform for håndtering af trusler og virksomhedens relaterede teknologier og procedurer, der sikrer avanceret forebyggelse, afsløring, respons og efterretningskapacitet for at beskytte CDK og de medarbejderdata, som virksomheden behandler;

Systemer, der muliggør samarbejde, herunder deling af dokumenter.

Systemer til lagring og distribution af interne e-mails og arkivering af historiske data.

Virksomhedsrelaterede formål, herunder opbevaring af optegnelser i forbindelse med fusioner, opkøb, omorganiseringer, salg, distribution, aftaler, økonomistyring og rapportering.



Vores tredjepartstjenesteudbydere og andre virksomheder i koncernen er forpligtet til at træffe passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personlige oplysninger i overensstemmelse med vores politik. Vi tillader ikke, at vores tredjepartstjenesteudbydere bruger dine personlige oplysninger til egne formål. Vi tillader kun, at de behandler dine personlige oplysninger til bestemte formål og i overensstemmelse med vores instruktioner.

  1. Overførsel af personlige oplysninger uden for EU

Grundet den globale karakter af vores virksomhed kan dine personlige oplysninger blive overført på tværs af landegrænser, herunder til USA. Vi overfører personlige oplysninger, som vi indsamler om dig, til de lande, som er anført i nedenstående tabel. Vi videregiver kun de personlige oplysninger, der er nødvendige for at opfylde vores forpligtelser som arbejdsgiver, så vi kan overholde vores kontrakt med dig. Vi har angivet, hvor Europa-Kommissionen har truffet afgørelse om tilstrækkelighed for hvert land, hvilket betyder, at landet har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for dine personlige oplysninger.

Hvis der ikke foreligger et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau, har vi indført yderligere foranstaltninger for at sikre, at dine personlige oplysninger er underlagt et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau og på en måde, som er forenelig med og respekterer EU's regler om databeskyttelse.


Land, der modtager personlige oplysninger

Afgørelse om tilstrækkelighed/sikkerhedsforanstaltninger

USA

EU-US Privacy Shield For at se CDK’s certificering under Privacy Shield skal du gå til http://www.privacyshield.gov/list.



  1. Datasikkerhed

Vi har indført foranstaltninger for at beskytte sikkerheden af dine oplysninger. Tredjepart vil kun behandle dine personlige oplysninger på basis af vores instruktioner, og hvor de har indvilliget i at behandle oplysningerne fortroligt og for at holde dem sikret.

Desuden har vi begrænset adgangen til dine personlige oplysninger for de medarbejdere, datterselskaber, repræsentanter, entreprenører og andre tredjeparter, der af forretningsmæssige årsager har brug for at kende til dem. De vil kun behandle dine personlige oplysninger på basis af vores instruktioner, og de er underlagt tavshedspligt.

Vi har etableret procedurer til håndtering af enhver mistanke om brud på datasikkerheden og giver dig og den relevante koncessionsgiver besked, hvor det er relevant.

  1. Dataopbevaring

Vi opbevarer kun dine personlige oplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde det tiltænkte formål – herunder med henblik på opfyldelse af eventuelle juridiske, regnskabs- og rapporteringsmæssige krav og i henhold til vores opbevaringspolitik. For at fastlægge en passende opbevaringsperiode for personlige oplysninger tager vi mængden, arten og følsomheden af de personlige oplysninger, den potentielle risiko for skade ved uautoriseret brug eller videregivelse af dine personlige data, formålet med at behandle dine personlige data, og om vi kan nå de samme mål gennem andre midler, samt de gældende lovkrav med i vores overvejelser.

I visse tilfælde kan vi anonymisere dine personlige oplysninger, så de ikke længere kan forbindes med dig. I så fald kan vi bruge sådanne oplysninger uden at give dig yderligere besked herom. Når du ikke længere er virksomhedens kunde, opbevarer og destruerer vi dine personlige oplysninger sikkert og i overensstemmelse med vores politik for dataopbevaring og gældende love og regler.

  1. Retten til indsigt, berigtigelse, sletning og blokering

Under visse omstændigheder har du ifølge loven nedennævnte rettigheder til dine personlige oplysninger. Du vil normalt ikke skulle betale et gebyr for at få adgang til dine personlige oplysninger (eller for at udøve andre rettigheder). Vi kan dog opkræve et rimeligt gebyr, hvis din begæring om aktindsigt er ubegrundet eller overdreven. Alternativt kan vi nægte at efterkomme anmodningen under sådanne omstændigheder.

Vi kan være nødt til at anmode dig om bestemte oplysninger, der kan være med til at bekræfte din identitet og sikre din ret til adgang til oplysninger (eller at udøve andre af dine rettigheder). Dette er en anden passende sikkerhedsforanstaltning til at sikre, at personlige oplysninger ikke videregives til nogen person, der ikke har ret til at modtage dem.

Hvis du ønsker at anmode om at få adgang til data, skal du bruge følgende kontaktoplysninger: privacy@cdkglobal.com

Anmodning om adgangtil dine personlige oplysninger (almindeligt kendt som en "registreredes anmodning om indsigt"). Dette giver dig mulighed for at modtage en kopi af de personlige oplysninger, vi har om dig, samt for at kontrollere, om det er lovligt at behandle dem.
Din ret til at få adgang til dine personlige oplysninger kan begrænses eller afslås, hvor arbejdet med eller omkostningerne ved at give dig adgang er uforholdsmæssigt store i forhold til den risiko, der er i forbindelse med din beskyttelse, eller hvis sådan adgang ville:

  • Kompromittere fortrolige forretningsoplysninger.
  • Gribe ind i gennemførelsen og håndhævelsen af loven eller i private søgsmål, herunder forebyggelse, undersøgelse eller opklaring af lovovertrædelser eller retten til en retfærdig rettergang.
  • Krænke personers legitime rettigheder eller andre væsentlige interesser.
  • Overtræde en lovbestemt eller andre forretningsmæssige privilegier eller forpligtelser
  • Skade sikkerhedsundersøgelser eller behandling af personsager eller i forbindelse med planlægningen af generationsskifte eller omstrukturering af virksomheden.
  • Skade fortroligheden i forbindelse med overvågning, kontrol eller regulering relateret til god ledelse eller i forbindelse med kommende eller igangværende forhandlinger, der involverer CDK.


Anmodning om korrektionaf de personlige oplysninger, vi har om dig. Dette gør det muligt at få rettet eventuelle ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger, vi opbevarer om dig. Bemærk venligst, at du har et fælles ansvar med hensyn til rigtigheden af dine personlige oplysninger. Når du opdaterer dine personlige oplysninger, skal du afgive sandfærdige, fuldstændige og nøjagtige oplysninger.

Anmodning om sletning af dine personlige oplysninger. Dette giver dig mulighed for at bede os om at slette eller fjerne personlige oplysninger, hvor der ikke er nogen god grund til, at vi fortsætter med at behandle dem. Du har også ret til at bede os om at slette eller fjerne dine personlige oplysninger, når du har udnyttet din ret til at gøre indsigelse mod behandlingen (se nedenfor).

Indsigelse mod behandlingaf dine personlige oplysninger, hvor vi er afhængige af en legitim interesse (eller en tredjeparts legitime interesse), og der er noget ved din specifikke situation, som giver dig anledning til at ønske at modsætte dig behandling på baggrund heraf. Du har også ret til at gøre indsigelse, når vi behandler dine personlige oplysninger til direkte markedsføringsformål.

Anmodning om begrænsning af behandlingaf dine personlige oplysninger. Dette giver dig mulighed for at bede os om at stoppe behandlingen af personlige oplysninger om dig, f.eks. hvis du ønsker at få klarlagt deres nøjagtighed eller begrundelsen for at behandle dem.

Anmodning om overførselaf dine personlige oplysninger til tredjepart.

Ret til at trække samtykke tilbage: I begrænsede tilfælde, hvor du har givet dit samtykke til indsamling, behandling og videregivelse af dine personlige oplysninger til specifikke formål, har du ret til at trække dit samtykke til den pågældende behandling tilbage på et hvilket som helst tidspunkt. For at trække dit samtykke tilbage skal du gå til privacy@cdk.com. Når vi har modtaget meddelelse om, at du har trukket dit samtykke tilbage, vil vi ikke længere behandle dine oplysninger med det eller de formål, du oprindeligt indgik aftale om, medmindre vi har et legitimt grundlag herfor i loven.

  1. Valg

Hvis dine personlige oplysninger:

  • skal videregives til tredjepart (andre end CDK’s repræsentant på CDK’s vegne), eller
  • skal anvendes til et formål, der er væsentligt forskelligt fra de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet eller senere godkendt til,

vil CDK informere dig og give dig mulighed for at gøre indsigelse mod en sådan videregivelse eller anvendelse (fravalg).

Hvis disse oplysninger er personfølsomme oplysninger, vil CDK kun videregive oplysningerne til tredjepart (andre end CDK’s repræsentant på CDK’s vegne) eller anvende dem til et formål, der ikke er væsentligt forskelligt fra de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet eller senere godkendt til, efter at du har givet din accept udtrykkeligt og eksplicit (tilvalg). Dit tilvalg er dog ikke nødvendigt i de sjældne tilfælde, hvor videregivelse af følsomme personoplysninger er:

  • af vital interesse for dig eller en anden person,
  • er nødvendige for fastsættelse af påstande eller forsvar,
  • nødvendige for lægebehandling og diagnostik,
  • nødvendige for at gennemføre organisationens kontraktmæssige forpligtelser, eller
  • er relateret til personlige oplysninger, som åbenlyst er offentliggjort af dig.


  1. Klager

CDK forpligter sig til at finde løsninger på klager over din ret til privatlivets fred. Hvis du mener, at dine personlige oplysninger ikke er håndteret i overensstemmelse med CDK's globale fortrolighedspolitik (inklusive tillæg) eller gældende lovgivning, har du mulighed for at indgive en klage via e-mail til privacy@cdk.com.

Hvis din klage ikke behandles tilfredsstillende af CDK, kan du indgive en klage til databeskyttelsesmyndighederne i det land, hvor du arbejder for CDK. Du finder kontaktoplysningerne om de respektive databeskyttelsesmyndigheder på http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm. CDK har forpligtet sig til at samarbejde med de europæiske databeskyttelsesmyndigheder og overholde disse myndigheders anbefalinger med hensyn til dine personlige oplysninger i forbindelse med ansættelsesforholdet. Hvad angår personlige oplysninger, der overføres fra EU til USA i henhold til Privacy Shield, er CDK derudover også underlagt Den amerikanske Federal Trade Commissions undersøgelses- og håndhævelsesbeføjelser.

Hvis du har spørgsmål vedrørende CDK’s globale fortrolighedspolitik (inklusive tillæg), eller dine personlige rettigheder i henhold til Privacy Shield-principperne eller anden gældende lov, kan du kontakte din lokale HR-chef via e-mail eller telefon, eller du kan sende en e-mail til privacy@cdk.com.

  1. Ændringer til denne fortrolighedserklæring

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger til enhver tid. Opdaterede versioner af denne meddelelse offentliggøres på vores hjemmeside. Vi kan også kontakte dig på andre måder om behandling af dine personlige oplysninger.

  1. Kontakt din kontoadministrator

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger, bedes du i første omgang kontakte din kontoadministrator eller alternativt sende en e-mail til privacy@cdk.com.

Senest opdateret 7. august 2018